A partire dal 6 giugno 2014, alcune Pubbliche Amministrazioni centrali come Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti previdenziali, hanno l'obbligo per legge di passare alla fatturazione elettronica.

Da questa data tutti gli operatori economici che hanno o intendono intraprendere un rapporto commerciale con le Pubbliche Amministrazioni soggette a questo obbligo, devono necessariamente emettere le proprie fatture in formato elettronico.

Per fatturazione elettronica si intende la possibilità di emettere e conservare le fatture nel solo formato digitale, così come viene indicato nella Direttiva UE n. 115 del 20 dicembre 2001 e introdotta in Italia dal Decreto Legislativo di recepimento del 20 febbraio 2004 n. 52 e dal Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio che stabilisce le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".

La Finanziaria del 2008 impone che ogni fattura destinata alle PA debba essere emessa in formato elettronico in modo da poter transitare per il Sistema di Interscambio nazionale, istituito dal Ministero dell'Economia e delle Finanze e gestito da Sogei S.p.A. (come stabilito dal Decreto del 7 Marzo 2008), attraverso il quale transitano i flussi di documenti contabili tra i fornitori e le Pubbliche Amministrazioni e permette un'importante attività di monitoraggio e controllo delle finanze pubbliche.

Il nuovo standard elettronico è regolamentato dal Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 numero 55, che oltre a stabilire le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica, fissa al 6 giugno 2014 la data di entrata in vigore dell'obbligo di fatturazione elettronica verso i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti previdenziali; il Decreto Irpef 2014 ha successivamente fissato al 31 marzo 2015 la scadenza per tutte le altre Pubbliche Amministrazioni.

Formato elettronico e modalità operativa

l nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

La fatturazione elettronica è un sistema che coinvolge diversi attori: il fornitore o il suo intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubblica Amministrazione destinataria della fattura.

Per prima cosa la Pubblica Amministrazione soggetta all'obbligo di fatturazione elettronica deve comunicare al proprio fornitore un codice univoco composto da lettere e numeri detto codice ufficio per la fatturazione elettronica.

Questo codice deve essere riportato nella fattura elettronica insieme a Partita IVA, indirizzo, data del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali. Una volta compilata, la fattura deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente. Questo garantisce la PA sull'origine di emissione della fattura elettronica.

Una volta firmata, la fattura elettronica transita dal Sistema di Interscambio, che per legge è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture emesse verso la PA. Il Sistema di Interscambio ha il ruolo di snodo tra gli attori interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Dopo accurati controlli, grazie all'indicazione del codice univoco riportato proprio sulla fattura elettronica, il Sistema di Interscambio provvede a inviarla alla Pubblica Amministrazione destinataria che, solo dopo le necessarie verifiche, può quindi procedere al pagamento del proprio fornitore.

La fattura elettronica verso la PA ha lo stesso valore legale della versione cartacea ma si differenzia dalla precedente versione per il formato, che deve infatti rispettare i requisiti richiesti per poter essere accettata dal Sistema di Interscambio nazionale.

Attraverso l'utilizzo della firma digitale e la tracciatura del flusso delle fatture, la fattura elettronica deve garantire autenticità dell'origine e integrità del contenuto.
Per poter compilare, firmare, trasmettere e conservare la fatture nel nuovo formato elettronico, i fornitori delle PA devono quindi dotarsi degli strumenti necessari:

LA FIRMA DIGITALE:

La firma digitale, equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta, consente di scambiare in rete documenti con piena validità legale garantendone autenticità e integrità. Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche: cittadini, amministratori e dipendenti di società e Pubbliche Amministrazioni. Per richiederla è necessario rivolgersi ai certificatori accreditati autorizzati da l'Agenzia per l'Italia Digitale, oppure è possibile ottenere dalla propria Camera di Commercio una Carta Nazionale dei Servizi.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA:

Il sistema di conservazione mira a garantire nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (art.44), inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico. Chi definisce le modalità operative per realizzare l'attività di conservazione e gestisce l'elenco dei conservatori accreditati è l'Agenzia per l'Italia Digitale.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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